Insight – Part2 : Organisation bureautique



Ndlr: cet article publié par Tech3 et traduit par nos soins fait suite à la première partie concernant l’organisation logistique.

Lorsque les MotoGP s’alignent sur ​​la grille, tout le monde est suspendu dans l’attente du moment où les feux passent au vert . Immédiatement, les prototypes, qui ont près de 250 chevaux, bondissent et atteignent des vitesses phénoménales tout en prenant des angles défiant la gravité. Pour autant, qu’est-ce qui doit être fait pour permettre à une équipe de MotoGP professionnelle pour participer aux courses? De grandes quantités d’obligations sont effectuées loin des yeux du public pour veiller à ce que le Team Monster Yamaha Tech3  et le Team Tech3 Racing Moto2 puisse concourir avec succès.

Dans la deuxième partie de « Insight », l’organisation bureautique et l’assistante de l’équipe seront éclairées pour illustrer le travail essentiel qui est entrepris. Laurence Lasserre joue ce rôle pour Tech3 et est basée au siège en Provence, dans le sud de la France, où son expérience a soutenu le team pendant de nombreuses saisons. Même si les courses s’arrêtent en Novembre, le travail de l’assistante nécessite un travail ininterrompu durant toute l’année et une attention méticuleuse protée aux détails. 

Le fonctionnement du team Tech3 est une entreprise professionnelle et l’assistante de l’équipe travaille dans l’ombre, agissant comme une marionnettiste, réalisant cet important travail pour que tout fonctionne sans heurts, ce qui inclue la gestion financière, le secrétariat, les tâches administratives et contractuelles.

Une première exigence pour l’assistante est de superviser les opérations financières de l’ensemble des activités au moyen de factures. Chaque facture, de et pour  la société, doit être vérifiée, préparée et payée en totalité, et un système de facturation est utilisé pour les salaires de l’équipe et autres paiements réguliers. En outre, les tâches d’administration doivent être effectuées et comprennent : la production des contrats  pour les nouveaux membres, la vérification des cartes de crédit , l’assurance des locaux et des véhicules, le traitement du courrier, la surveillance des coûts de fonctionnement du siège social ainsi que toutes les obligations légales . En outre, l’assistante effectue des tâches de secrétariat et constitue un point de contact entre les parties extérieures et Tech3. Cela implique la gestion des courriels et des appels téléphoniques pour les communications avec les fournisseurs, les médias, les compagnies d’assurance, l’expert-comptable et la commande des fournitures pour le bureau ou l’atelier. L’assistante de l’équipe doit offrir une aide au propriétaire de l’équipe en ce qui concerne l’organisation des vols, des réunions ainsi que toute autre tâche nécessaire.

Les vêtements de l’équipe et l’hébergement durant les courses doivent également être coordonnés par l’assistante pour les quelques 40 membres de l’équipage. Au moins 1 500 articles vestimentaires sont distribués, tandis que les hôtels, les vols et les voitures de location doivent être organisés en collaboration avec une agence de voyage.

Le rôle de l’assistante du team est essentiel pour le bon fonctionnement de l’équipe et l’expertise de Mme Lasserre permet au Team Monster Yamaha Tech3 et au Team Tech3 Racing Moto2 d’opérer avec succès , avec tous les membres entièrement en mesure d’effectuer leur travail et donc de permettre aux coureurs de se battre pour les meilleurs résultats en piste.

Stay tuned !

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